Sende elektronisk faktura/kreditnota (EHF)
Du som leverer varer eller tjenester til Mattilsynet, må følge EHF-standarden når du sender faktura eller kreditnota.
Mattilsynets elektroniske adresse er organisasjonsnummeret vårt: 985 399 077. Du finner også organisasjonsnummeret ved å søke på "Mattilsynet" i Elektronisk mottaksregister (ELMA, anskaffelser.no)
Slik fyller du ut EHF til Mattilsynet
Når du følger retningslinjene våre, sikrer du god fakturabehandling og at du får betalingen i rett tid. Slik merker du fakturaen eller kreditnotaen:
Referanse
I fakturafeltet "Deres ref." oppgir du referansen dere har fått av bestilleren i Mattilsynet. Referansen starter med en stor M og fem siffer, for eksempel M14120. Hvis bestilleren i Mattilsynet ønsker å ha med tiltaksnummer eller sitt eget navn i fakturaen, må du bruke et annet felt enn "Deres ref." til dette
Ordrenummer
Feltet "ordrenummer" skal være blankt. Unntak: Når Mattilsynet handler hos leverandør via innkjøpsportalen.
Betalingsfrist
Du må gi 30 dagers betalingsfrist.
Fakturaadresse
Alle fakturaer/kreditnotaer med vedleggene som kreves, skal ha fakturaadresse. Dette gjelder selv om du sender dem som EHF. Fakturaadessen er:
Mattilsynet (+ kontorsted)
Postboks 454
8401 Sortland
Én faktura per bestilling
Én bestilling skal føre til én faktura. Ikke send samlefaktura påført flere koststednummer.
Slik får dere sendt EHF
Det er en forutsetning at du som leverandør selv, eller via andre samarbeidspartnere, kan levere faktura på EHF. For å kunne levere dette, må du ha et økonomisystem som kan sende og behandle faktura i EHF-format. I tillegg må du inngå en avtale med et aksesspunkt, altså et firma som formidler elektroniske fakturaer i EHF-format.
Hvis du produserer få fakturaer, er nettbasert fakturaportal et alternativ. Fakturaportaler er en enkel løsning, hvor leverandører oppretter fakturaene på nett, og sender disse via et aksesspunkt til oss. Enkelte banker tilbyr også at man kan produsere faktura på EHF i nettbanken.