Slik behandler du elektroniske sertifikater i TRACES

Publisert

21.04.2023

Grensekontrollpliktige varer

Det er tilsvarende krav til økologiske produkter som ikke-økologiske produkter når det gjelder kontroll av varepartier over grensekontrollstasjon. I Traces er det en endring ved at det økologiske importsertifikatet (COI) må godkjennes før CHED (Common Health Entry Document) kan godkjennes. Hele økologikontrollen vil skje på grensekontrollstasjon sammen med øvrig grensekontroll.

Importør skal velge riktig grensekontrollstasjon i boks 10 i importsertifikatet (COI) i Traces for kontroll av varepartiet.

For grensekontrollpliktige varer må økologiske virksomheter velge «organic» i boks 31 i del I av CHED, og legge inn identifikasjonsnummeret til importsertifikatet (COI).

Kontroll av ikke-grensekontrollpliktige varer før fri omsetning

Det blir videreført tilsvarende krav til importkontroll av ikke-grensekontrollpliktige økologiske varepartier før fri omsetning. Det er imidlertid en endring i importsertifikatet (COI) i Traces. Alle økologiske førstemottakere er lagt inn i Traces som «controlled locations», og importør skal velge dette stedet i boks 10 som stedet for frigivelse av varepartiet («Point of release for free circulation»). Førstemottaker er knyttet til ansvarlig region i Mattilsynet for godkjenning av importsertifikatet og frigivelse av varepartiet for omsetning.

Melding om forventet ankomsttid for det økologiske varepartiet

Det er et krav om at importør skal melde import av økologiske varepartier senest en arbeidsdag før ankomst. Forventet ankomsttid skal meldes i Traces, og ikke i MATS (skjematjenesten). I boks 20 i importsertifikatet (COI) kan importør melde forventet ankomsttid for det økologiske varepartiet, og denne boksen skal oppdateres.

Ikke krav til papirutgave av originalsertifikatet

Mattilsynet godkjenner importsertifikat (COI) for importerte økologiske varepartier fra tredjeland elektronisk i TRACES. Dette gjøres ved en godkjent elektronisk signatur («e-seal») i TRACES, og det er ikke krav om papiroriginal av importsertifikatet i tillegg.

Hvordan få tilgang til TRACES?

For å få tilgang til TRACES må du ha et eget brukernavn og passord, og deretter få en egen rolle i systemet. Importører og førstemottakere skal velge rollen som «operator». Videre velges aktiviteten «importer» for virksomheter som er importører og førstemottakere. For virksomheter som kun er førstemottakere velges ikke videre aktivitet, men beholder kun «organic operator» som rolle. Speditører som gjennomfører en del av oppgavene til importører kan få tilgang til systemet under aktiviteten «RFD – responsible for the load». På forsiden av Traces under «help» knappen, er det lagt inn informasjon om bruken av Traces og om endringer.

På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU). I TRACES er andre identifikasjonsnummer tilgjengelig for bruk (f.eks. organisasjonsnummer).

Når du har registrert deg, så kan du logge inn på TRACES her: https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Meld fra om brudd på økologiregelverket

Alle involverte parter (importør, førstemottaker, Mattilsynet) må melde fra om brudd på økologiregelverket. Dette gjøres via det elektroniske sertifikatet, hvor det er en direkte forbindelse til databasen OFIS (Organic Farming Information System).

Slike meldinger (notifiseringer) kommer til Mattilsynet som godkjenner, før det blir synlig i OFIS og meldingen blir sendt til eksportlandet for oppfølging.

Hvem har ansvar for ulike deler av importsertifikatet?

Steg 1: Kontrollorganet som kontrollerer den virksomheten som gjennomfører siste foredling av produktet i tredjelandet oppretter sertifikatet i TRACES. De bekrefter at de har kontrollert det økologiske partiet, og at det er produsert etter økologiregelverket. Kun godkjente kontrollorgan har tilgang til TRACES. Importører har også muligheten til å opprette sertifikatet i TRACES.

Steg 2: Importør i Norge fyller inn alle nødvendige opplysninger om importpartiet.

Steg 3: Mattilsynet godkjenner partiet.

Steg 4: Førstemottaker bekrefter at de har gjennomført mottakskontrollen.

Hvordan godkjenner Mattilsynet importpartiet?

Mattilsynet har ansvar for å kontrollere importpartier med økologiske produkter. Det er et krav til 100% dokumentasjonskontroll av hvert parti. Videre skal det gjøres en risikovurdering av behovet for identitetskontroll og fysisk kontroll av partiet.

Viktige tips for bruk av sertifikatet

• På den første siden i TRACES er det mulig å få tips og hjelp ved å trykke på «hjelp-knappen».

• På forsiden står også en oversikt over sertifikater til behandling.

• Hver enkelt har kun skrivetilgang til boksene som skal fylles ut i sertifikatet. Dette vil variere om det er Mattilsynet, importør eller førstemottaker.

• Obligatoriske bokser er merket med «rød stjerne»

• På grunn av egne tollregler i Norge, er det ingen forpliktelse for importører å ha et eget EORI-nummer (identifikasjonsnummeret er kun obligatorisk for importører i EU).

• Importør har en forpliktelse om å påføre følgende informasjon om det økologiske importsertifikatet (COI) i tolldeklareringen: COI og nummeret fortløpende (uten mellomrom). Dette skal oppgis i tolldeklarasjonsrubrikk nr. 44 med bokstavkoden TXT som gir et fritekstfelt med plass til 34 tegn.