Slik knytter du deg til kontrollordningen

Publisert

28.06.2024

Sammen med søknaden må du utarbeide en fullstendig beskrivelse av driften. 

Beskrivelsen skal vise hvordan du skal dokumentere den økologiske drifta, beskrivelse av omfang og driftsmåte. Søknad om tilknytning sammen med beskrivelse av driften og aktuell dokumentasjon, danner grunnlaget for behandlingen av søknaden. Virksomheten din er tilknyttet kontrollordningen hvis søknaden blir godkjent.

Dokumentasjon som skal legges ved søknad om tilknytning og beskrivelse av driften: 

• Navn og adresse til den som er driftsansvarlig, samt eventuelle opplysninger om andre som kan undertegne for drifta. For samdrifter må det avklares ved innmelding hvem som er juridisk ansvarlig for virksomheten. 
• Oversikt over gårdens bygninger og anlegg (skisse eller kart) og jorder (skiftekart) hvor det skal drives økologisk. 
• Hvilke produksjoner og aktiviteter som skal drives økologisk, det vil si skifter og husdyrproduksjoner (ev. sanking av ville vekster m.m.). 
• I tilfeller hvor deler av gården ikke skal drives økologisk skal disse områdene også angis, f.eks. på skisse/kart. I forhold til husdyrhold kan dette angis i tegning av husdyrrom, oversikt over beitearealer, utearealer osv., og i oversikten over lagerrom. 

For mer informasjon om tilknytning til kontrollordningen, se debio.no. 

Debio kontrollerer virksomhetene årlig. 

Debio utfører årlig kontroll av alle virksomheter som er tilknyttet kontrollordningen. I utgangspunktet skal den årlige kontrollen være et fysisk kontrollbesøk, men for virksomheter som er vurdert til å være i laveste risikogruppe skal det minimum være fysisk kontroll med 24 måneders intervall.

En forutsetning for å bli vurdert som en virksomhet med lav risiko er at det ikke er registrert avvik som påvirker økologisk status de siste tre årene. For slike virksomheter skal det uansett være en årlig verifikasjon (dokumentkontroll) av at produksjonen er i henhold til økologiregelverket. Det er også andre forhold enn avvik som avgjør en virksomhets risikogruppe, for eksempel type aktivitet. 

Ved fysisk kontrollbesøk registrerer og samler revisoren fra Debio inn nødvendige opplysninger og gir veiledning om regelverket. Etter hvert besøk skriver Debio en revisjonsrapport, som underskrives både av revisor og en representant for virksomheten. Hvis revisoren har funnet avvik under besøket, vil det være beskrevet i rapporten sammen med informasjon om videre håndtering. 

Informasjon innhentet under eller i etterkant av revisjonen vil bli vurdert av en saksbehandler i Debio, og det vil bli fattet vedtak om produksjonen godkjennes. Du vil motta et sertifikat med oversikt over produksjonene Debio har registrert på din virksomhet. 

Debio skal også foreta risikobaserte tilleggskontroller av et utvalg av de økologiske virksomhetene. Disse er i hovedsak uanmeldte. Debio tar også ut stikkprøver av et utvalg av økologiske produkter for å sjekke om produksjonen er i henhold til regelverket. 

Debio skal ha tilgang til opplysninger og dokumentasjon.

Når Debio kommer på kontrollbesøk, skal du gi Debio adgang til alle deler av din virksomhet. Hvis du har parallellproduksjon, det vil si flere produksjonsenheter med separat økologisk og ikke-økologisk produksjon, gjelder dette også den ikke-økologiske delen av virksomheten.

Debio skal ha tilgang til alle lokaler, til regnskapet og relevante regnskapsbilag, og til alle andre opplysninger som anses nødvendige for kontrollen. Når Debio krever det, skal du legge fram resultater av egne kontroll- og prøvetakingsprogrammer. 

Når Debio kommer på besøk, bør du ha følgende dokumentasjon tilgjengelig; 

1. fjorårets og årets regnskap og bilag 
2. utskrift av elektronisk kartverk (helst) med inntegnede skifter m/arealstørrelser og skiftenummer 
3. godkjent gjødselplan og oversikt over faktisk gjødsling (dato, type og mengde for ulike skifter).
4. oversikt over om og hvordan du har brukt plantevernmidler og plantestyrkende midler (årsak, dato, type for ulike skifter). 
5. avlingsoversikt (dato, type og mengde).
6. oversikt over innkjøp, salg eller tap av dyr. 
7. oversikt over innkjøp og bruk av fôr.
8. oversikt over sykdoms- og dyrlegebehandling (helsekort). 
9. skjema for egenerklæring/bekreftelse fra grunneier på at ikke-tillatte innsatsmidler ikke er benyttet i utmark de siste tre årene.
10. rengjørings- og desinfiseringsjournal (med informasjon om aktive stoffer) for husdyrproduksjon. 
11. eventuell kopi av de to siste søknadene om produksjonstilskudd. 

Debio registrerer dine opplysninger om areal og husdyr hvert år. Arealstørrelser og kulturer registreres per 31. juli i inneværende år. Opplysninger om husdyrproduksjoner og antall dyr registreres per 1. mars i inneværende år. 

Krav til underskrevet erklæring om å følge regelverket 

Beskrivelsen skal inngå i en erklæring som skal underskrives av den som er ansvarlig for driften. Erklæringen skal inneholde forpliktelser om: 

• å utøve aktiviteten i samsvar med regelverket for økologisk produksjon, merking og evt. import fra tredjeland. 
• å fjerne henvisninger til økologisk produksjonsmetode når ett eller flere av virksomhetens produkter mister sin økologiske status. 
• å skriftlig informere kjøper av et produkt om å fjerne uriktige angivelser på produktet som henviser til økologiske produksjonsmetode.

Beskrivelsen skal verifiseres av Debio. Deretter skriver Debio en revisjonsrapport som skal signeres av begge parter. 

Virksomheten skal i god tid gi melding til Debio om eventuelle endringer i driftsbeskrivelsen eller i de konkrete tiltakene som virksomheten har beskrevet.