Dokumentasjon (§ 5)

Om oversikt og opplysninger om dyrene

Første ledd bokstav a sier at virksomheten skal ha en oversikt med nødvendige og relevante opplysninger om hvert enkelt dyr, herunder dyreart, kjønn, id-nummer og navn.
Denne bestemmelsen betyr ikke at alle dyr må ha et navn eller må være id-merket. Kravet innebærer at oversikten skal inneholde disse opplysningene for de dyrene som faktisk er merket eller har et navn.

Enkelte dyreforretninger er også såkalte førstemottakere av dyr som innføres. Dette er tilfelle for eksempel når importører leverer dyrene direkte til dyreforretningen. For slike dyreforretninger (eller andre eventuelle førstemottakere) er det viktig å være klar over at det gjelder regler for hvor raskt dyrene kan distribueres videre til nye eiere. Levende dyr kan ikke omsettes før fire dager etter ankomst til dyreforretningen-.

Begrepet produksjonsdyr som er nevnt under punkt d) omfatter dyr som avles eller holdes for produksjon av mat, ull, hud eller pels.

Om skriftlige rutiner

Generelt gjelder at rutinene skal være tilpasset virksomhetens egenart. I dette ligger også at virksomhetens egenart er avgjørende for hvilke av punktene som er relevant. Dette betyr at det i praksis blir stilt ulike krav til ulike typer virksomheter. For en dyrebutikk eller et dyrepensjonat med egne bygninger eller rom avsatt for formålet, mange dyr i omløp og gjerne flere ansatte, er det naturlig å kreve at det finnes skriftlige rutiner som inkluderer samtlige punkter, mens det f.eks. ikke er relevant for en hundelufter å ha rutiner for kontroll av brannvarslingsanlegg.
Det er også et krav om at virksomheten skal dokumentere at rutinene blir fulgt. Dette innebærer at det bør utarbeides en form for sjekklister for alle punktene.

Mer spesifikt om de enkelte punktene:

a)   Rutiner om kompetanse bør for eksempel beskrive hvordan virksomheten sikrer at nyansatte har eller får tilstrekkelig kompetanse. Det er også naturlig at rutinene beskriver hvilke tiltak virksomheten skal gjennomføre for å sikre oppdatert kompetanse på sikt (for eksempel etterutdanning, kursdeltagelse etc.)

b)   Rutiner om fôring og stell kan typisk omhandle generelle beskrivelser av hvordan virksomheten sikrer at dyrene får riktig mengde og type fôr, og riktig stell. Rutinene må altså beskrive hva virksomheten skal gjøre, spørre om osv for å sikre at det enkelte dyret 
får fôr og stell som er tilpasset sitt behov. Her er tema som sykdomsproblematikk, medisinering, spesialdiett etc. relevant.

Rutinebeskrivelsen bør også inkludere opplysninger om hvordan det enkelte dyrets behov i praksis skal sikres, for eksempel ved bruk av skjema for fôring for hvert individ eller gruppe etc. Et slikt skjema vil samtidig i stor grad kunne tilfredsstille kravet om å dokumentere at rutinene blir fulgt.

c)   Rutiner om aktivisering og mosjon bør beskrive behovet for de aktuelle dyreartene på generell basis, og hvordan tiltak for å sikre mosjon og aktivisering skal gjennomføres i praksis. På dette området vil det naturligvis være store forskjeller avhengig av blant annet hvilke arter det dreier seg om, hvor lenge dyrene skal oppstalles etc.
Rutinebeskrivelsen bør inkludere opplysninger om hvordan det enkelte dyrs behov skal sikres (for eksempel at det skal benyttes sjekklister for tiltak per individ)
Tilsvarende gjelder for kravet beskrevet i punkt d).

e)   Rutiner for å hindre smitte bør typisk inneholde for eksempel vaksinasjonskrav og beskrivelse av kontroll av dette, eller rutiner for kontroll av smittestatus i dyrehold virksomheten kjøper dyr fra. For virksomheter som mottar dyr med ukjent smittestatus (for eksempel hittehunder), er det spesielt viktig at rutinene beskriver tiltak for å hindre smitte mellom dyr når de er oppstallet i virksomheten, jf § 14.

f)   Rutiner for å ivareta dyr i nødssituasjoner bør for eksempel beskrive tiltak for å sikre at nødutganger holdes åpne (ikke sperres av rot etc), og hvordan dyr i praksis skal evakueres i tilfelle av brann eller andre nødsituasjoner. Det kan også være aktuelt å beskrive plan for gjennomføring av brannøvelser, inkludert evakuering av dyr.

g)   Rutiner for kontroll og vedlikehold av utstyr og tekniske løsninger bør beskrive hvordan og hvor ofte det skal gjennomføres, og av hvem (type personell, hvilke kvalifikasjoner vedkommende må ha). Enkle kontroller og reparasjoner kan gjennomføres av eget personell uten spesiell kompetanse, mens det i andre tilfeller er nødvendig med personell med særlig kompetanse (for eksempel kontroll av elektrisk anlegg for å forebygge brann).

h)   Rutiner for vedlikehold og rengjøring må beskrive hvordan og hvor ofte anlegget skal rengjøres og evt. desinfiseres. De bør også inneholde beskrivelse av sjekklister for gjennomført renhold.