4. Generelle bestemmelser
§ 4 Plikt til internkontroll
Enhver som driver eller deltar i aktivitet som omfattes av denne forskriften, plikter å påse at internkontrollen etterleves.
Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktivitet, risikoforhold og størrelse.
Internkontrollen skal dokumenteres i den formen og i det omfanget som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.
Eksportvirksomheter skal ha internkontroll for å sikre at regelverkskrav overholdes.
Virksomheter som produserer eller håndterer for eksempel dyr eller næringsmidler som skal eksporteres, må også forholde seg til andre forskrifter enn mateksportforskriften. Noen av disse forskriftene stiller også krav om internkontroll, men da bare rettet mot forskriftenes egne bestemmelser.
Virksomheter som må oppfylle særkrav fra importland, og alle eksportører, må dessuten ha internkontroll for å sikre at kravene i mateksportforskriften overholdes. Internkontroll er systematiske tiltak, iverksatt av virksomheten selv, som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med fastsatte krav.
§ 5 Krav til produsenten
På det tidspunktet produsenten bekrefter at et produkt kan eksporteres til et bestemt importland, skal produksjonen og produktet oppfylle landets særkrav. Mattilsynet kan bestemme når og hvordan dette skal dokumenteres, bekreftes eller fremlegges.
Produsenten skal bekrefte at særkrav er oppfylt i form av egenerklæring dersom Mattilsynet krever en slik bekreftelse som en del av dokumentasjonen på at produktet er i henhold til særkrav.
Første ledd
Ved listeføring oversender Mattilsynet opplysninger om produsenter til importlandet.
Noen importland, eksempelvis Kina, Vietnam, Brasil, og den Eurasiske Økonomiske Union, har satt som vilkår for markedsadgang at produsentene må være listeført av dem, og opplysningene må oversendes av Mattilsynet. For å bli listeført hos land som krever listeføring må du som produsent først melde til Mattilsynet om at du ønsker å produsere for disse markedene. Deretter innhenter Mattilsynet opplysningene om din virksomhet som importlandet krever, og sender disse over til importlandets myndigheter. Importlandet bestemmer selv hvilke produkter de vil importere og hvem de fører opp på listene sine over godkjente virksomheter.
Det er du som er ansvarlig for at opplysningene som du sender oss, og som er grunnlag for listeføringen, er korrekte. Dersom et sertifikat er utstedt på bakgrunn av uriktige opplysninger kan dette få uheldige konsekvenser for din virksomhet og i verste fall også for resten av næringen.
Enkelte land kan ha egne registreringer som Mattilsynet ikke involveres i. I disse tilfellene er det ikke krav om at disse opplysningene oversendes Mattilsynet.
Annet ledd
I det øyeblikket du som produsent bekrefter, overfor enten en eksportør, en annen produsent eller Mattilsynet, at produktet ditt kan eksporteres til et importland med særkrav, så må produktet oppfylle de aktuelle særkravene. Da må du også ha på plass et system for å sikre at særkravene oppfylles, jf. § 4 krav om internkontroll. Mattilsynet kan føre tilsyn med dette. Du trenger ikke å oppfylle særkrav fra land som du ikke produserer for.
Hvis du er usikker på om et særkrav er overholdt eller ikke, må du ha som utgangspunkt at varene dine ikke kan eksporteres til dette landet.
Tredje ledd
For noen sertifikater skal du som produsent bekrefte oppfyllelse av særkrav i form av egenerklæring til Mattilsynet. Mattilsynet bruker egenerklæringene som en del av sitt kontrollgrunnlag når vi vurderer om produktet oppfyller særkravene eller ikke. Vi informerer på www.mattilsynet.no om hvilke sertifikater som baseres på egenerklæring, og om egenerklæringen må leveres inn for hvert eksportparti eller ikke.
§ 6 Krav til eksportøren
Eksportøren har ansvaret for at produktene som eksporteres, oppfyller importlandets særkrav.
Eksportøren skal bekrefte at særkrav er oppfylt i form av egenerklæring dersom Mattilsynet krever en slik bekreftelse som en del av dokumentasjonen på at produktet er i henhold til særkrav.
Første ledd
Alle eksportører skal være registrert i Mattilsynets systemer, kontakt ditt lokale mattilsynskontor for mer informasjon.
Annet ledd
Som eksportør er du, innenfor rimelighetens grenser, ansvarlig for å sørge for at produktet du eksporterer oppfyller eventuelle særkrav som importlandet stiller. Dette ansvaret ivaretar du delvis ved å innhente tilstrekkelig med dokumentasjon fra produsenten(e). I tillegg må du basere deg på det du har av kjennskap til produsenter, andre relevante aktører som håndterer produktet før import og andre forhold som kan ha betydning for om produktet oppfyller importlandets særkrav. Ditt ansvar begrenser ikke produsentenes ansvar for å oppfylle særkrav som de har bekreftet er oppfylt.
Tredje ledd
For noen sertifikater skal du som eksportør bekrefte oppfyllelse av særkrav i form av egenerklæring til Mattilsynet. Mattilsynet bruker egenerklæringene som en del av sitt kontrollgrunnlag når vi vurderer om produktet oppfyller sertifikatkravene. Noen egenerklæringer må du levere inn i skjematjenesten når du søker om sertifikat. Dersom vi krever egenerklæring fra deg på en annen måte, informerer vi på nettsidene våre om hvilke sertifikater som vi krever dette for. Her informerer vi også om egenerklæringen må leveres inn for hvert eksportparti eller ikke.
§ 7 Søknad om helsesertifikat
Søkeren skal kunne dokumentere at eksportpartiet samsvarer med opplysningene i søknaden.
Eksportpartiet skal være tilgjengelig for kontroll i Norge frem til partiet er godkjent for utstedelse av helsesertifikat.
Første ledd
Søknad om sertifikat for sjømat skjer som hovedregel elektronisk, men for enkelte av disse sertifikatene, og for andre typer sertifikater, er det foreløpig andre løsninger. Dette informerer Mattilsynet om på våre internettsider.
Annet ledd
Sertifikatet skal beskrive eksportpartiet slik det er på det tidspunktet sertifikatet utstedes.
Hvis Mattilsynet spør, må du som eksportør kunne dokumentere at opplysningene i søknaden om sertifikat samsvarer med eksportpartiet. Eksempel på slik dokumentasjon kan være en plukkliste eller et annet dokument som gir oversikt over eksportpartiet.
Tredje ledd
Mattilsynet kan bare attestere for forhold som er mulig å kontrollere eller etterprøve.
Mattilsynet må ha reell mulighet til å føre tilsyn med varene som skal eksporteres. Dersom du for eksempel legger inn et containernummer i sertifikatet, må vi kunne inspisere eksportpartiet i denne containeren. Eksportpartiet skal derfor være tilgjengelig for kontroll på et sted som er oppgitt i sertifikatsøknaden. Partiet skal være i Norge helt til vi har formidlet til deg som eksportør at det er godkjent for utstedelse av sertifikat.
§ 8 Mattilsynets behandling av søknaden om helsesertifikat
Mattilsynet kan avslå søknaden om helsesertifikat til et land som krever listeføring, dersom det ikke kan dokumenteres at produsenten eller produktene nevnt i helsesertifikatet er listeført.
Mattilsynet kan avslå en søknad om helsesertifikat for produkter fra en listeført produsent dersom hele eller deler av produksjonen har foregått hos en produsent som ikke er listeført i importlandet.
Mattilsynet kan utstede andre eksportdokumenter enn helsesertifikater, fortrinnsvis dersom kompetent myndighet i importlandet krever det.
Mattilsynet avgjør om et helsesertifikat utstedes på papir, elektronisk eller begge deler.
Første ledd
Vilkår for å få utstedt sertifikat er at
- importlandets særkrav til produsenten, produksjonen og produktet er oppfylt
- virksomheten er listeført, dersom importlandet stiller krav omlisteføring
- krav til internkontroll er oppfylt, jf. § 4,
- eksportør er registrert hos Mattilsynet
- søkeren kan dokumentere at eksportpartiet samsvarer med opplysningene i søknaden
- eventuell egenerklæring er korrekt utfylt
- det er søkt om sertifikat på korrektmåte
- eksportpartiet er tilgjengelig for kontroll fra Mattilsynet
- produktene er helsemessig trygge
Hvis et eller flere av vilkårene over ikke er oppfylt, vil Mattilsynet vurdere om regelverksbruddet gjør at søknad om sertifikat må avslås.
Annet ledd
Bestemmelsen er en «kan-bestemmelse» og utløser dermed ikke et absolutt krav. Det er importlandet – ikke Mattilsynet – som eventuelt stiller krav om listeføring av produsenter. Noen land krever at produsenten og/eller produktet er oppført på importlandets lister før eksportpartiet slippes inn i landet. De aller fleste landene som listefører produsenter, krever at disse listene oversendes av Mattilsynet. På denne måten godkjenner Mattilsynet at informasjonen som oversendes er korrekt. Bestemmelsen gjelder kun for disse listeføringene. Det vil si at dersom Mattilsynet ikke er involvert i listeføringen, men denne kun er en sak mellom produsent og importlandets myndigheter, stiller vi ikke krav til listeføring for utstedelse av sertifikat.
Dersom importlandets listeføring er basert på oversendelser fra Mattilsynet, vil Mattilsynet vurdere om det kan utstedes sertifikat for produkter fra ikke-listeførte produsenter.
Tredje ledd
Bestemmelsen er en «kan-bestemmelse» og utløser dermed ikke et absolutt krav. Det er importlandet som eventuelt stiller krav om listeføring av produsenter. Likeledes er det importlandet som avgjør om det kun er sluttprodusenten, eller også andre produsenter tidligere i produksjonskjeden til en vare, som skal listeføres.
De aller fleste landene som listefører produsenter, krever at disse listene oversendes av Mattilsynet. På denne måten godkjenner Mattilsynet at informasjonen som oversendes er korrekt. Også denne bestemmelsen gjelder kun for disse listeføringene.
Mattilsynet stiller ikke krav om listeføring hvis dette ikke kreves av importland. Men dersom importlandets myndigheter har krav om at hele eller deler av produksjonskjeden må foregå ved virksomheter som er listeført, og importlandets listeføring er basert på oversendelser fra Mattilsynet, vil Mattilsynet vurdere om det kan utstedes sertifikat for produkter som er produsert helt eller delvis hos ikke-listeførte produsenter.
Fjerde ledd
De aller fleste andre eksportdokumenter enn sertifikater blir bare utstedt av Mattilsynet når du som eksportør kan dokumentere at de kreves av importlandets myndigheter. Mattilsynet utsteder ikke eksportdokumenter for å svare ut ønsker eller krav fra kunden. En slik praksis ville gått ut over Mattilsynets kapasitet til å etterkomme importlandenes myndighetskrav og gitt eksportørene unødvendige merkostnader.
For enkelte eksportdokumenter krever Mattilsynet ikke at du dokumenterer kravet fra importlandets myndighet. Du finner mer informasjon om dette på våre nettsider.
Femte ledd
Mattilsynet avgjør om et helsesertifikat utstedes på papir, elektronisk eller begge deler.
§ 9 Mattilsynets rett til å be om oppdatering av importlandets liste
Mattilsynet kan be om at en virksomhet eller et produkt fjernes fra listen når
a. betingelsene for eksport til landet ikke lenger overholdes, eller
b. virksomheten selv ikke lenger ønsker å være listeført for eksport til landet
Dersom virksomheter eller produkter ikke lenger overholder betingelsene for eksport til et land som har listeføring, vil Mattilsynet først følge dette opp i henhold til forvaltningsloven. Det vil si vanlig saksgang med forhåndsvarsling av vedtak og anledning for virksomheten til å uttale seg, alternativt hastevedtak, underretning om vedtaket og adgang til å klage på dette.
Mattilsynet kan fjerne virksomheter eller produkter fra listen som vi sender til importlandet. Dette gjør vi dersom:
- virksomheten etter forvaltningsmessig oppfølging fremdeles ikke oppfyller betingelsene for eksport til landet
- virksomheten ønsker å bli fjernet fra importlandets liste
Etter at Mattilsynet har sendt over oppdaterte lister, har vi ingen innvirkning på når importlandet velger å oppdatere sine lister.
§ 10 Varslingsplikt og erstatningssertifikat
Eksportøren kan søke om endring av et helsesertifikat som ikke er korrekt. Det utstedte helsesertifikatet skal returneres, og søknad om erstatningssertifikat skal oppfylle kravene i § 7 første og annet ledd.
Dersom eksportøren søker om erstatningssertifikat etter at eksportpartiet har forlatt Norge, må eksportøren dokumentere at alle krav i erstatningssertifikatet var oppfylt da eksportpartiet forlot Norge.
Første ledd
Mattilsynet skal alltid informeres av eksportøren dersom denne blir klar over at sertifikatet er utstedt på feil grunnlag. Mattilsynet må da ta stilling til om sertifikatet oppfyller importlandets krav.
Annet ledd
Mattilsynet vil i hvert enkelt tilfelle vurdere om det er nødvendig og mulig å endre sertifikatet.
Hvis det oppdages feil i et utstedt sertifikat, har eksportøren mulighet til å søke om erstatningssertifikat. Søknad om erstatningssertifikat kan kun mottas fra eksportøren som er ansvarlig for det opprinnelige sertifikatet. Eksportøren skal kunne dokumentere at eksportpartiet samsvarer med opplysningene i søknaden om erstatningssertifikat.
Dersom eksportpartiet fremdeles er i Norge og er tilgjengelig for kontroll, kan eksportøren, i stedet for å søke om erstatningssertifikat, be om å få kansellert sertifikatet. Eksportøren kan deretter søke om nytt, originalt sertifikat.
Opprinnelig sertifikat skal umiddelbart returneres til Mattilsynet, uavhengig av om det blir erstattet eller kansellert. Som hovedregel skal vi ha mottatt det opprinnelige sertifikatet før vi utsteder erstatningssertifikat.
Tredje ledd
Ved søknad om endring av sertifikat skal det ikke være tvil om at eksportpartiet er det det gir seg ut for å være, eller at produktet er i henhold til kravene i sertifikatet. Dersom eksportpartiet har forlatt Norge slik at Mattilsynet ikke har mulighet til å kontrollere dette direkte, må eksportøren dokumentere at alle krav i erstatningssertifikatet var oppfylt, på det tidspunktet da eksportpartiet forlot Norge.
§ 11 Retur og tilbakekall av helsesertifikater
Mattilsynet kan tilbakekalle et utstedt helsesertifikat dersom det ikke samsvarer med eksportpartiet.
Mattilsynet skal tilbakekalle helsesertifikater dersom det finnes flere enn ett helsesertifikat for et eksportparti.
Mattilsynet skal varsle importlandet om tilbakekalte helsesertifikater som ikke straks er blitt returnert.
Første ledd
Sertifikater som ikke benyttes skal ikke oppbevares i virksomhetene, men skal leveres tilbake til Mattilsynet.
Annet ledd
Dersom et sertifikat ikke samsvarer med eksportpartiet må Mattilsynet vurdere om avviket er så alvorlig at sertifikatet er ugyldig. Hvis avviket eller avvikene er alvorlige nok og eksportør ikke allerede har iverksatt retur av sertifikatet, skal Mattilsynet tilbakekalle det. Dersom Mattilsynet vurderer det som hensiktsmessig, kan vi tilbakekalle et sertifikat selv om det er i ferd med å returneres.
Tredje ledd
Det er et absolutt krav at det ikke skal være flere sertifikater i omløp for ett og samme eksportparti. Hvis Mattilsynet oppdager slike tilfeller av multiple sertifikater, vil vi umiddelbart kalle tilbake alle overtallige sertifikater for eksportpartiet.
Fjerde ledd
Mattilsynet skal avgjøre hvilket tidsaspekt som ligger til grunn for begrepet «straks», ut ifra vår kjennskap til praktiske omstendigheter. Dersom Mattilsynet vurderer det som hensiktsmessig, kan vi varsle importlandet om tilbakekalte sertifikater selv om disse er i ferd med å returneres.