4. Styring og kontroll

Økonomiske nøkkeltall

Utvalgte økonomiske nøkkeltall og indikatorene for effektiv drift og produktivitet i tildelingsbrevet er utgangspunktet for vår rapportering om økonomi og ressursbruk.

Tabell 3. Økonomiske nøkkeltall. Kilde: Mattilsynet

* Tall er eksklusive inntekter fra tvangsmulkt og overtredelsesgebyr, og avviker derfor fra regnskapstall for kap. 4115.01, jf. Årsregnskapet.

Utnyttelsesgrad (post 01-29) er noe lavere enn i 2021. Utnyttelsesgraden vurderes som tilfredsstillende.

Driftsutgiftene har økt med 2 prosent. Sammenlignet med prisstigningen på 5,9 prosent i 2022 ***, er det ikke en reell økning i aktivitet. Reiseaktiviteten i 2022 har økt sammenlignet med de siste to årene med koronapandemi.

Økningen skyldes at den fysiske møteaktiviteten har tatt seg opp, inkludert internasjonal møtevirksomhet. Selv om reiseaktiviteten har økt, er kostnaden i 2022 på et lavere nivå enn før koronapandemien inntraff.

Lønnsandel av driftsutgifter har hatt en liten nedgang, da ny premiemodell for pensjon førte til at utbetalingene til SPK ble lavere enn i 2021. Lønnsandel eksklusive pensjonsutbetalinger, viser en økning sett opp mot totale driftsutgifter. For nærmere omtale av utgiftene vises til ledelseskommentaren til årsregnskapet.

Gebyrinntektene økte med 4,1 prosent sammenlignet med 2021. Gebyrinntektene som andel av driftsutgiftene økte også, mens andel av beregnet selvkost for gebyrpliktige tjenester og kontroller er på tilnærmet samme nivå som i 2022. For nærmere omtale av sammenhengen mellom ressursbruk og gebyrinntekter, viser vi til vedlegg 3, figur 4.

Ressursbruk

Tabellen nedenfor viser registrert tidsbruk fordelt på hovedprosesser/-aktiviteter. Det er mest hensiktsmessig å sammenligne år 2022 med år 2019, da mellomårene ikke kan ses på som «normalår» grunnet endring i aktivitetsmønsteret under pandemien.

Vi ønsker å forbedre styringsinformasjonen fra tidsregistreringssystemet vårt. Det er behov for å være tydeligere på hvordan ressursbruk innenfor for eksempel administrasjon og utvikling skal registreres slik at Mattilsynet får et mer presist bilde av ressursbruken. I den forbindelse er det planlagt en revisjon av tiltaksstrukturen i 2023.

Tabell 4. Tidsbruk på kjerne- og utviklingsaktiviteter, samt administrasjon og ledelse (andel av disponible årsverk) for årene 2019-2022.

Mattilsynet har en målsetning om å redusere tidsbruken til oppsøkende tilsyn, og å øke ressursbruken på å kommunisere og veilede. Det har imidlertid vært en nedgang både innen tilsyn og innen kommunikasjon og veiledning.

Dette må ses i sammenheng med at vi har økt ressursbruken innen utviklingsaktiviteter, og at det har vært nødvendig å bruke mer tid på beredskap og hendelseshåndtering, der vi i stor grad kommuniserer og veileder virksomheter og innbyggere.

Ressursbruken innen innhenting av kunnskap og analysering av tilstand har en liten økning siden 2021. Dette er i hovedsak aktivitet knyttet til OK-program.

Fra 2019 til 2022 har ressursbruken til beredskap og hendelseshåndtering økt med 85 prosent. I 2022 har det blant annet vært betydelig ressursbruk med håndtering av kjæledyr fra Ukraina, utbruddet av Newcastlesyke, og fugleinfluensa.

I 2022 er ressursbruken på utviklingsaktiviteter på cirka samme nivå som i 2020. Det arbeides med å erstatte konsulenter med egne ansatte. Andelen av disponible årsverk som arbeider med produktutvikling forventes derfor å øke.

Ressursbruk innen administrasjon inkluderer alle økonomitjenestene, ledelse, IKT-tjenester og innkjøp. Videre omfatter dataene all aktivitet knyttet til interne og eksterne leveranser gjennom årets som for eksempel tertial- og årsrapportering, mål- og disponeringsskriv, og særskilt rapportering til departementene.

Vi måler produktivitet (antall kontroller per ukeverk) på området Detalj, servering, transport og lager av næringsmidler. Dette området inkluderer smilefjes-inspeksjoner, vår mest standardiserte tilsynsform, og er derfor egnet for å illustrere pandemiens effekt på tilsynsaktiviteten vår.

Figuren nedenfor viser at produktiviteten på området økte i 2016-2017 som følge av innføringen av smilefjestilsyn****. Lavere tall i 2020-2021 skyldes for en stor del pandemien som har medført at smilefjestilsyn har vært innstilt deler av årene. Tallene i 2022 er på samme nivå som før pandemien.

Vi utvikler gebyrforvaltningen

Det pågår et arbeid for å utvikle en mer effektiv gebyrforvaltning med høyere kvalitet, og som i større grad enn i dag vil være automatisert. Riksrevisjonen har tidligere påpekt mangler i systemene og rutinene som skal sikre at inntektskrav følges og at riktig gebyr kreves inn. Vi har etablert foreløpige tiltak som styrker internkontrollen på området, men denne kontrollen er ressurskrevende og ikke bærekraftig på sikt.

Produktteam gebyr er opprettet for å sikre en effektiv gebyrforvaltning av høy kvalitet som ivaretar ytre krav. Produktteamet har startet utviklingen av en digital løsning for dokumentasjon av gebyr, og en mer automatisert gebyrhåndtering.

Teamet har også vært sentral i arbeidet med å utvikle et mer standardisert og digitaliseringsvennlig gebyrregelverk på Mattilsynets område. Dette er en viktig forutsetning for å kunne oppnå ønskede effekter på sikt. Revidert forslag til ny gebyrforskrift ble oversendt departementene 1. desember 2022 med tanke på høring i 2023.

Målet er at nye løsninger kan tas i bruk forutsatt at det gjøres nødvendige endringer av gebyrregelverket som legger til rette for digitalisering og automatisering.

** I tidligere årsrapporter er dette beregnet ved å dividere summen av kontoklasse 5 på antall årsverk. Fra og med 2022 er dette beregnet i henhold til DFØs anbefalte metodikk. Alle tre årene er beregnet i henhold til ny metodikk.

*** Kilde: Statistisk sentralbyrå, endringer i konsumprisindeks fra desember 2021 til desember 2022

**** Dette er beregnet ut fra total tilsynstid registrert på denne type tilsyn, dividert på antall tilsyn utført.

Ingen vesentlige merknader fra Riksrevisjonen

Riksrevisjonen hadde ingen vesentlige merknader til Mattilsynets årsregnskap for 2021. Riksrevisjonen gjennomførte i 2022 forvaltningsrevisjon på drikkevannsområdet. Det gjennomføres også forvaltnings-revisjoner på fiskehelse og fiskevelferd i akvakultur. Disse revisjonene har pågått i hele 2022 og er enda ikke avsluttet. Rapporter forventes i 2023.

Flere avvik etter ESA-revisjoner

ESA gjennomførte fire fysiske revisjoner av Mattilsynet i 2022 og registrerte totalt 23 avvik. Vi har lukket noen av disse avvikene og har utarbeidet handlingsplaner for å lukke gjenstående. Av de registrerte avvikene var fem «horisontale».  Det vil si avvik som gjelder prosedyrer og systematisk oppfølging på tvers av fagområdene og ikke bare innenfor området som var gjenstand for revisjon. 

De horisontale avvikene er viktig å lukke, da det vil forbedre den offentlige kontrollen generelt og ikke bare innenfor det området hvor ESA-revisjonen hadde oppmerksomhet.

Et avvik som går igjen, er manglende system for å verifisere den offentlige kontrollen (tre avvik). Det tas sikte på å få lukket dette avviket i løpet av 2023. Et annet avvik er effektiv og enhetlig bruk av virkemidler. Dette er et avvik vi også har hatt tidligere og det jobbes nå med revidering av virkemiddelveileder og utarbeidelse av kontrollveileder.

Internrevisjon

Internrevisjonsprogrammet gjennomføres iht. plan/ revidert plan og tilpasses aktuelt behov og endret risikobilde. For å utnytte potensialet jobbes det med forbedringer slik at funksjonen kan gi mest mulig merverdi til linjeledelsen.

Resultatene fra årets undersøkelser er overført til linjeledelsen som innspill til det pågående utviklings- og forbedringsarbeidet.

Internrevisjonens årsrapport 2022 finnes i sin helhet som vedlegg til denne årsrapporten.

Klagesaker

Vi bruker erfaringer fra klagesaksbehandlingen til læring og forbedring av forvaltningskvaliteten.  

Klagesaksenheten kan overprøve regionens vurderinger av de faktiske og juridiske sidene av saken, og skjønnet som er lagt til grunn for vedtaket som er klaget på. Det blir i hver klagesak gjort en ny, selvstendig vurdering av saken.

Det ble i 2022 lagt ned et stort arbeid med å kategorisere alle sakene, slik at vi nå har bedre oversikt og kan følge med på endringer i mottatte klager på ulike områder over tid. Klagesaksenheten har også arbeidet med å dele informasjon om avgjorte klagesaker med resten av organisasjonen, slik at vi kan hente ut læringspunkter fra sakene.

I 2022 har klagesaksenheten løst 302 klagesaker. Vi mottok flere klager enn vi avgjorde, i alt 444 nye klagesaker i 2022. Sammenliknet med 2020 har antallet nye klagesaker gått opp fra 309 i 2020 til 444 i 2022. Det er innsynsklagesakene som trekker dette tallet opp. Vi ser de siste to årene omtrent seks prosent nedgang i antallet nye klagesaker på alle områder unntatt innsyn.

Tabell 5. Fordeling av klagesakene etter fagområdet i 2022 sammenlignet med tall fra 2020. Før 2022 var de fleste innsynsklagesakene rapportert sammen med dyrevelferdssakene. Kilde: Mattilsynet

* Dyrevelferd landdyr og Innsyn var tidligere slått sammen, men ble i 2022 splittet.

Mattilsynet har som ambisjon at 9 av 10 påklagede førsteinstansvedtak er fattet på riktig måte med gode begrunnelser, godt dokumenterte fakta og korrekt regelverksforståelse. Andelen var 7,2 av 10 i 2022. På sikt skal blant annet læringen fra klagesakene bidra til at andelen øker.

Omgjøringsandelen er på 40 prosent i 2022, opp fra 19 prosent i 2020. Omgjøringsandelen er særlig stor på innsynsklagesakene med 73 prosent og henger blant annet sammen med en praksisendring høsten 2022 som innebar å gi mer innsyn i en type dokumenter som tidligere i stor grad har blitt unntatt offentlighet. For klagesakene på de andre sektorene er omgjøringsandelen i 2022 27 prosent.

Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for 2022 var 375 dager. I 2023 blir det viktig for Mattilsynet å få ned saksbehandlingstiden for klagesakene. Klagesaksenheten har fått økte ressurser for å håndtere omfanget av saker i 2023.

Politianmeldelser og straffesaker

Antallet politianmeldelser har økt fra foregående år, og økningen gjelder stort sett på dyrevelferdsområdet, som er tilbake til nivået fra 2020. Figuren nedenfor viser hvordan anmeldelsene fordeler seg på saksområdene våre. I domstolen er det behandlet 54 straffesaker, men disse kan være behandlet på bakgrunn av anmeldelser som også har kommet inn tidligere år.

Det foreligger 18 avgjørelser fra domstolene etter stevninger/forføyninger rettet mot Staten v/Mattilsynet. 8 av avgjørelsene ble avsagt i tingretten, 7 avgjørelser i lagmannsretten og 3 saker i Høyesterett. 13 avgjørelser gjaldt stevninger, og 5 avgjørelser gjaldt begjæring om midlertidig forføyning.

3 av forføyningene og 1 av stevningene ble avgjort ved hevingskjennelse, det vil at sakene ikke ble realitetsbehandlet av domstolen (fordi iverksettelse av et vedtak ble utsatt, eller at saksøker trakk søksmålet).

Ved ett tilfelle fikk saksøker medhold i sin begjæring om midlertidig forføyning, men denne avgjørelsen ble senere opphevet etter at Statens anke til Lagmannsretten førte fram. I de øvrige avgjørelsene fikk Staten medhold.

Alle de tre avgjørelsene i Høyesterett inneholdt konklusjonen om at saken ble nektet fremmet.

Fortsatt er det slik at brudd på dyrevelferdsregelverket dominerer både i sivile og strafferettslige saker.

Hovedkontoret har samarbeidet godt med Økokrim og Politidirektoratet i 2022. Arbeidet med å utforme en retningslinje for samarbeid mellom politi og Mattilsynet i dyrevelferdssaker ble sluttført i mars 2022. Det ble i denne forbindelse arrangert en stor samling med deltakere fra alle politidistriktene og Mattilsynets regioner for å gjennomgå den nye retningslinjen. Mattilsynet har bidratt med flere artikler i fagbladet «Miljøkrim», og har deltatt i Miljøforum (årlig møte for tilsynsetater som arrangeres av Økokrim). Vi har også samarbeidet med politiet i enkeltsaker.

Samfunnssikkerhet er ivaretatt

Matloven definerer vårt ansvar for å håndtere hendelser, og dette er godt ivaretatt i våre beredskapsplaner. Vi har ikke gjennomført større øvelser på grunn av håndtering av et stort antall reelle hendelser.

Personellsikkerhet er utvidet

Grunnet sikkerhetssituasjonen er det større grad av sivilt-militært samvirke, og også mellom sivile etater regionalt og sentralt. Det er et økende antall medarbeidere som må klareres, og vi har bestilt Nasjonalt Begrenset Nett til de regionene som ikke har hatt tilgang før.

Informasjonssikkerhet og personvern på dagsorden

IKT-sikkerheten i Mattilsynet er god, men krigen i Ukraina og en rask teknologisk utvikling har ført til et mer komplekst sikkerhets- og risikobilde. I tillegg tar vi i bruk skyløsninger i stadig større grad, og oppfølging av databehandlere og leverandører av skytjenester har vært utfordrende for Mattilsynet. Det gjenstår betydelig arbeid knyttet til dette området, men vi har gjennomført en rekke tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å redusere risiko. Det er blant annet etablert en fast stabsfunksjon med et overordnet ansvar for informasjonssikkerhet.

Et annet viktig tiltak er inngåelse av IRT-avtale (Incident Response Team) for bistand ved alvorlige IKT-hendelser. Denne avtalen sikrer Mattilsynet en god beredskap med tanke på dagens og morgendagens trusselbilde.

Vi kommer til å styrke kompetansen ytterligere innenfor informasjonssikkerhet og skyløsninger gjennom kursing og nyansettelser.

Strenge krav til personvern (GDPR)

Det gjenstår å etablere et effektivt styrings-/etterlevelsessystem som kan håndtere de stadig økende kravene til dokumentasjon på etterlevelse som følger av blant annet GDPR og andre EU-forordninger. DigDirs Felles Datakatalog, som vi benytter for protokollføring av personopplysninger, har potensiale til å kunne inngå i et slikt system. Vi har tatt initiativ overfor Digitaliseringsdirektoratet til å etablere et felles system for offentlig sektor. Offentlig sektor har i stor utstrekning overlappende etterlevelseskrav og felles system vil være kostnadsbesparende.

Mattilsynet har meldt 40 avvik på personopplysningssikkerheten til Datatilsynet i 2022. Til sammenligning ble det meldt 19 avvik året før. Avvikene knytter seg i hovedsak til manglende skjerming av personopplysninger på e-innsyn og mangelfull sladding ved utleveringer av dokumenter i forbindelse med innsynskrav. Vi mottar nå mer enn 30 000 innsynskrav i året og det er betydelig risiko for menneskelig svikt når sladding av taushetsbelagt informasjon skal gjøres manuelt. Et av avvikene knytter seg til saksbehandlingssystemet MATS.

Vi har etablerte rutiner og maler for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i våre kontrakter, og har gjennomført én kontroll av lønns og arbeidsvilkår for kontrakt på renhold ved hovedkontoret. Vi planlegger kontroller av renholdskontrakter og kontrakter for kjøp av kurs og konferansetjenester, som omfattes av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.

Energireduserende tiltak

Mattilsynet har 69 husleieavtaler hvorav 53 er inngått i løpet av de siste årene. Disse 53 lokalene har oppgraderte styringssystemer for varme, luftsirkulasjon og belysning. Vi har gjennomført og planlagt møter med huseierne for å se på mulige energireduserende tiltak. Enkelte tiltak som tidsstyring av varme og lys er gjennomført på flere av lokasjonene.

Vi vil jobbe videre med gjennomføring av energireduserende tiltak i 2023.

Vurdering av bærekraft vil fortsatt være viktig i alle Mattilsynets anskaffelser. Vi stiller miljøkrav og krav til etisk og sosialt ansvar enten i kvalifisering av leverandører og/eller som krav til selve anskaffelsen.

Sikkerhet og beredskap

•  
• Vi har deltatt på en øvelse i regi av Landbruks- og matdepartementet med cybersikkerhet som tema.
• Det ble gjennomført følgende ROS-analyser i fjor:
  • Figma: Webbasert designverktøy for å tegne prototyper og skisser
  • Adaptive: Kartløsning for MatCIM
  • Atlassian Cloud: Skyløsning for Confluence og Jira
  • Slack: Kommunikasjonsplattform

Personalforvaltning

I vedlagte Aktivitets- og redegjørelsesrapport har vi redegjort for vårt arbeid for å oppfylle aktivitetsplikten, både som offentlig myndighet og som arbeidsgiver. Status og utvikling på blant annet antall ansatte, antall avtalte årsverk og antall utførte årsverk m.m. er lagt i vedlegg 3, Statistikk, Ressursbruk.

Helse-, miljø og sikkerhet (HMS)

Vi skal ha en helsefremmende arbeidsplass der medarbeiderne trives, og målet for sykefraværet er under 4,9 prosent.

Vi har HMS-handlingsplaner som skal bidra til at vi når målet om redusert sykefravær, og utvikler et godt og trygt arbeidsmiljø. Sykefraværet ble fulgt opp i arbeidsmiljøutvalgene både sentralt og lokalt. Sykefraværet totalt for året gikk noe opp fra 5,3 prosent i 2021 til 6,2 prosent i 2022, som er på tilnærmet samme nivå som før korona-pandemien. Det totale sykefraværet har variert mye gjennom året, og 1. kvartal var høyest med 7,5 prosent. Vi skal fortsette å arbeide planmessig med oppfølging av sykefraværet. Det er et langsiktig arbeid som det vil ta tid å se effektene av.

Vi forbedrer arbeidet med HMS kontinuerlig, og har en nullvisjon for skader og ulykker. Mange av våre ansatte har risiko for å bli utsatt for både fysiske ulykker, trakassering, trusler eller vold i utførelsen av arbeidet for Mattilsynet. Vi har behov for å jobbe mer systematisk med gjennomføring av risikovurderinger før tilsyn skal utføres, og bygge opp en gjennomgående sikkerhetskultur i virksomheten. Dette er vesentlige elementer i Mattilsynets HMS-handlingsplan. Alle tilfeller av ulykker og uønskede hendelser skal rapporteres og følges opp. Vi ser også et behov for å utvikle en bedre kultur der flere melder avvik, både når det gjelder ulykker, vold og trusler. Hensikten med avviksregistreringen er å lære av hendelsene for å unngå gjentagelser, og på den måten virke forebyggende.

Vi har fortsatt arbeidet med revisjon av hele HMS-systemet. Det er gjennomført kurs i «sikkerhet på sjø», og det er utviklet og gjennomført piloter for «case-trening» knyttet til trakassering, trusler og vold, for å øke kompetansen til ledere og medarbeidere om disse utfordringene. Denne opplæringen vil være løpende og videreføres fra og med 2023, og innlemmes i introduksjonsprogrammet for nyansatte.

Utvikling i konsulentbruk

Mattilsynet har et betydelig etterslep innen teknologisk utvikling, og vi har vært avhengige av å bruke konsulenter, i hovedsak knyttet til utvikling av programvare og IKT-tjenester. Vi ønsker i så stor grad som mulig å utføre disse oppgavene med egne ansatte, og jobber derfor aktivt med rekruttering på området. Etterspørselen i arbeidsmarkedet etter erfaren IT-utviklingskompetanse er imidlertid svært stor, noe som gjør at vi ikke har mulighet til å erstatte all konsulentbruk med egne ansatte.

Våre beregninger viser at andelen konsulentbruk til utvikling av programvare og IKT-løsninger er redusert fra cirka 70 prosent i 2021 til cirka 65 prosent i 2022. I budsjettet for 2023 er det planlagt at andelen konsulentbruk reduseres ytterligere, til 56 prosent.

Reisekostnader

Det er en relativt stor økning i reisekostnader etter koronapandemien sett opp mot årene 2020 og 2021. Økningen skyldes at den fysiske møteaktiviteten og tilsynsaktiviteten har tatt seg opp igjen. Til tross for dette, er kostnadene i 2022 på et lavere nivå enn før pandemien. Reisemønsteret vårt har endret seg. Vi gjennomfører flere møter digitalt, og vi bruker alternative tilsynsmetoder utover fysisk tilstedeværelse - som for eksempel kjede- og konserntilsyn og dokumentkontroll. Vi forventer en økning i fysiske møter internasjonalt i 2023.

Større utviklingsoppgaver fremover er:

• • Videreutvikling av system for kvalitet og internkontroll
  • Styrking av beredskapsarbeidet
  • Plan for innføring av SRS frem mot 2026
  • Enkel tilgang til relevant styringsinformasjon, herunder revisjon av tiltaksstrukturen for mer målrettede data til ressursstyringen
  • Utvikling av langsiktig faglig plan som utgangspunkt for regionenes operasjonalisering og utarbeidelse av operativ plan for året
  • Konkretisering av tillitsreformen og hva det betyr for intern og ekstern styring
  • Utbygging av sikkerhetskulturen i Mattilsynet
  • Kompetanseheving innenfor cybersikkerhet, skyløsninger og GDPR

Følgende nye produktteam skal etableres:

• • Team mattrygghet og næringsmidler
  • Team planter
  • Team regelverksutvikling
  • Team økonomi- og virksomhetsstyring