Internkontroll for matimportører

Hva er internkontroll?

Både importører og første mottakere må innføre og utøve internkontroll.

Internkontroll er en samling muntlige og skriftlige rutiner i din virksomhet for å sikre at regelverket etterleves, og at maten du omsetter er trygg. For visse varer og land kreves det særskilt godkjenning fra EU for å kunne eksportere varene til EØS-området.

I tillegg må importøren sikre seg at leverandøren/eksportøren kjenner til aktuelt regelverk for de varer de skal eksportere/samhandle i EØS-området. Det kan derfor alltid være lurt å gjøre en forhåndsvurdering av leverandøren/eksportøren.

Se eksempel på skjema for bruk ved forhåndsvurdering av leverandør/eksportør (DOC)

Eksempler på dette kan for en importør være rutiner for forhåndsvurdering av varer og leverandører, renhold av lokaler, personlig hygiene og kontroll av kjøleromtemperaturer. 

Hensikten med internkontroll er: 

• Alle som jobber i virksomheten vet hva de skal gjøre.
• Det er lettere å oppdage og håndtere feil tidlig.
• Det er lettere å lære opp nyansatte.

Internkontrollen krever tydelig ledelse og gjør det lett synlig for egne medarbeidere og omgivelsene hvordan ansvar og arbeidsoppgaver organiseres og utføres for å oppfylle lovbestemte krav. 

Internkontroll kan bety at du enkelte ganger også bør gjøre kontroller og registreringer for å være sikker på at viktige funksjoner blir som ivaretatt. 

HACCP for matimportører

Et internkontrollsystem basert på HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) har til hensikt å sikre at alle helsefarer som utgjør en risiko for mattryggheten er kjent, forebygget, eliminert eller redusert til et akseptabelt nivå.

Hovedprinsippene i HACCP

• Trinn 1: Identifisere mulige farer
• Trinn 2: Påvise steder hvor styring er nødvendig
• Trinn 3: Fastsette akseptable grenser for det enkelte punkt
• Trinn 4: Gjennomføre overvåking for kontroll av punktene
• Trinn 5: Foreta korrigerende tiltak hvis punktet overstiger akseptable grenser
• Trinn 6: Regelmessig å forvisse seg om at punktene 1-5 fungerer effektivt
• Trinn 7: Gjøre registreringer og notater som viser at punktene 1-6 er oppfylt

Alle virksomheter som produserer, selger eller importerer matvarer skal gjennomføre en fare-/risikovurdering av sin aktivitet. Risikovurderingen skal starte når en vurderer å bestille/kjøpe varer. Første ledd i en risikovurdering for en importør vil derfor være forhåndsvurdering av leverandør og produkt/land. 

Les mer om HACCP

Rutiner for trygg mat - En innføring i internkontroll og HACCP

Trygge frukt og grønnsaker er virksomhetens ansvar

Uønskede stoffer i mat

Forhåndsvurdering

Som importør er du ansvarlig for at matvarene du importerer er trygge og at reglene som gjelder for dine varer og virksomhet er fulgt. Du må derfor ha rutiner som sikrer at matvarene er tillatt å omsette i Norge.

Forhåndsvurdering inngår i trinn 1 ved innføring av et HACCP-basert internkontrollsystem.

Eksempler på punkter som du må vurdere før du tar inn matvaren:

• Hvilke regler (forskrifter/lover) gjelder for min vare?
• Finnes det importrestriksjoner på varen?
• Er det krav om grensekontroll før varen tas inn på eget lager?
• Kreves det helsesertifikater eller analysesertifikater ved import?
• Er leverandøren pålitelig og tar de analyser for å kontrollere at kvaliteten er som avtalt?
• Er merkingen korrekt eller må det gjøres endringer? Merkingen skal være på norsk eller et språk som i stavemåte ligner norsk når varen selges til forbruker eller storhusholdning. Merkingens formål er å gi forbrukerne tilstrekkelig og korrekt informasjon. Den skal ikke villede forbrukerne. Les mer om merking av mat og om ernærings- og helsepåstander.
• Hvilke farer kan det være i forbindelse med import av denne matvaren? Eksempler: Sykdomsfremkallende mikroorganismer (f.eks. Salmonella, Escherichiae coli og Norovirus), ulovlige tilsetningsstoffer, rester av plantevernmidler, ulovlig innhold av genmodifiserte organismer (GMO), innhold av fremmedstoffer (f.eks. tungmetaller, mykotoksiner og legemiddelrester)
• Bør det utarbeides en plan for å ta ut prøver av varen? I så fall hva bør varen analyserer for, hvor ofte og når på året.
• Er det særskilt risiko knyttet til produksjons- eller opprinnelseslandet? Det kan for eksempel være andre dyrkingsbetingelser og produksjonsmetoder som kan gi økt risiko for tilstedeværelse av smittestoffer og fremmedstoffer. 

I tillegg til rutiner som beskriver hvordan du gjennomfører forhåndsvurdering av matvarene du tar inn, må du kunne dokumentere at den er gjennomført.

Se eksempel på skjema for bruk til forhåndsvurdering av vare (DOC)

Mottakskontroll

Første mottaker skal føre register over importerte matvarer, og sjekke at hvert eneste vareparti er i samsvar med reglene før det omsettes videre.

Registeret skal inneholde

• avsenders navn og avsenderland
• varepartiets produksjonsland
• mengde varer
• varegrupper med angivelse av tolltariffnummer (8 siffer) i henhold til inndeling i norsk tolltariff
• dato for mottak

I tillegg til register over mottatte varepartier, må du som importør i samarbeid med første mottaker, utarbeide rutiner for en fysisk mottakskontroll. Som importør må du sikre at første mottaker er kjent med sine plikter, og det anbefales at det utarbeides en skriftlig avtale som beskriver disse oppgavene. 

Eksempel på punkter som kan være aktuelle å kontrollere:

• Er merkingen på norsk, eller må varene merkes om før omsetning til forbruker/storhusholdning?
• Er holdbarheten tilstrekkelig?
• Er temperaturkrav oppfylt?
• Er det behov for prøveuttak?
• Er medfølgende dokumentasjon er riktig (f.eks. faktura, sertifikater og transportdokumenter)?
• Sporbarhet: kan varen spores ett trinn frem (mottaker/kunde) og ett trinn tilbake (leverandør)?

Virksomheten er ansvarlig for å dokumentere at den fysiske mottakskontrollen er gjennomført ved hver eneste innførsel. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av sjekklister. 

Rutine for tilbaketrekking, tilbakekalling og sporbarhet

Som importør er det ditt ansvar å reagere raskt når du får informasjon om mat og drikke som ikke er trygg.

Du må vite hvordan du håndterer en slik situasjon, og ha gode rutiner for sporbarhet og tilbaketrekking og tilbakekalling. Tilbaketrekking er å fjerne utrygg mat fra markedet før den når forbruker. Ved tilbakekalling har produktet nådd forbruker. 

Du må på forhånd ha definert når et produkt skal tilbaketrekkes og tilbakekalles. Husk også rutiner for varsling til Mattilsynet, og rutiner for å gi informasjon til kunder og/eller publikum i de tilfeller det er aktuelt.

For å sikre målrettet tilbaketrekking av mat og drikke, må produktene kunne spores. Du må kunne spore et spesifikt produkt ett ledd fram (mottaker) og ett ledd tilbake (leverandør). Produktene kan ofte identifiseres via lotnummer, produksjonsdato og lignende. Oppbevaring av faktura og skriftlige registreringer i mottakskontroll vil være viktig dokumentasjon på sporbarhet.

Sporbarhet og systemer for å håndtere sporbarhetsopplysninger gir ikke trygge næringsmidler i seg selv, men er en forutsetning for at du skal kunne trekke tilbake næringsmidler som ikke er trygge. 

Les mer om sporbarhet i Veileder om sporbarhet for mat og drikke inkludert kosttilskudd. Du finner også nyttig informasjon om sporbarhet, tilbaketrekking og tilbakekalling i en egen retningslinje utarbeidet av Standardiseringsutvalget for Norsk Dagligvarebransje (stand.no)).